Stellen wir uns vor: es ist Freitagnachmittag, alles Dringende ist erledigt und das Wochenende naht. Doch kurz vor Feierabend landet noch eine E-Mail der Geschäftsleitung im Postkasten. Bis Montag benötigen alle Bereichsleiter eine Liste ihrer Mitarbeitenden, deren Brandschutz-Zertifizierung in den nächsten 30 Tagen abläuft. Die betroffenen Mitarbeiter*innen müssen alle per Mail benachrichtigt werden, dass ihre Qualifizierung abläuft und innerhalb einer bestimmten Frist erneuert werden muss. Mit Excel, Outlook und Co. würde das einen immensen manuellen Verwaltungsaufwand bedeuten.

Dies wäre ein typischer Fall, wo Bildungsverantwortliche im Unternehmen bei unserem cate-Support oder in der Kundenberatung nachfragen, wie dieses Szenario mit cate-Unterstützung gelöst werden kann. Und tatsächlich: Ein erweiterter Funktionsumfang im Qualifizierungsprogamm vereinfacht einen solchen administrativen Umgang mit Pflichtschulungen und ablaufenden Zertifizierungen deutlich. Mit der neuen Version von cate können Führungskräfte zudem über ein neu entwickeltes Dashboard auf einen Blick sehen, in welchen Zeiträumen Zertifizierungen ablaufen und welche Mitarbeitenden davon betroffen sind. Externe Listen müssen dafür nicht mehr mühsam ausgewertet und versendet werden. Die benötigten Daten können alle direkt in cate gepflegt, verarbeitet und eingesehen werden.

Um mehr über ähnlich gelagerte Herausforderungen und Problemlösungen im digitalen Bildungsmanagement von Unternehmen zu erfahren, habe ich mich im letzten Teil unseres kleinen Web-Specials mit unserer Kundenberaterin Karin Wessels getroffen. Mit ihr habe ich über die kleinen und größeren Lösungen gesprochen, die ein Lernmanagementsystem wie cate Unternehmen in ihrem Corporate-Learning-Alltag bietet. Wir haben uns einige Neuerungen in cate angesehen und uns über die Entstehung und Abläufe in der Entwicklung neuer Features unterhalten. Als Kundenberaterin ist sie im permanenten Austausch mit den Unternehmen und Nutzer*innen und kann uns bestimmt den ein oder anderen Hintergrund zur Entstehung neuer Funktionen in cate 8 geben.

Ich möchte zunächst von ihr wissen, welche Neuerung in der neuen cate-Version ihr persönliches Highlight ist bzw. worüber sich ihre Kunden wahrscheinlich am meisten freuen werden. Karin erzählt mir, dass es oft die eher kleinen, unscheinbaren Änderungen sind, die begeistert aufgenommen werden. Sie zeigt mir dazu einige "Reports". Reports liefern in cate eine tabellarische Übersicht zu bestimmten Themen. Beispielsweise zeigt der Report "Trainingsausblick“ Informationen zu allen zukünftig stattfindenden Trainings. Dieser Report beinhaltet unter anderem den Veranstaltungszeitraum, die Anzahl noch freier Plätze und den geplanten Veranstaltungsort. Mit steigender Zahl der verwalteten Trainings werden diese Reports jedoch schnell unübersichtlich. Administrator*innen bemängeln, dass die Spaltenüberschriften beim Scrollen aus dem Blickfeld verschwinden und damit die Übersichtlichkeit der Tabellen stark eingeschränkt wird. Karin und ihre Kolleg*innen haben dieses Problem in einem internen Produktentwicklungstermin geschildert und es wurde dort mit in die Planung für das nächste Release von cate aufgenommen. Im weiteren Verlauf des Entwicklungsprozess wurden alle Tabellen dieser Reports durch eine neu entwickelte Komponente ersetzt. Neben den feststehenden Spaltenüberschriften wurden in cate 8 außerdem die Darstellung und Bedienung der Tabellen auf Mobilgeräten und für Menschen mit Einschränkungen erheblich verbessert.

Karin gibt mir ein weiteres Beispiel, wo im Austausch mit Bildungsverantwortlichen ein Hindernis beseitigt wurde, über das Anwender*innen in Unternehmen häufiger gestolpert sind. In der Regel sollen Lerner*innen, die an einem Training teilnehmen, im Nachgang ein Zertifikat oder eine Teilnahmebescheinigung erhalten, auf der die Inhalte des Trainings benannt werden. Ein solches Zertifikat gibt es natürlich schon längst – aber die Eingabe der Inhalte, die auf dem Zertifikat erscheinen sollen, war bisher nur an einer ganz bestimmten Stelle möglich. Als Kundenberaterin habe sie schon oft die Erfahrung gemacht, dass die bisher existierende Eingabemöglichkeit zu wenig intuitiv und schulungsintensiv sei. Immer wieder wurde deutlich, dass Administrator*innen dies auf Dauer schwerlich zuzumuten war - zumal auch HTML-Kenntnisse erforderlich waren.

Ein großes Manko ergab sich daraus auch im dezentralen Bildungsmanagement. Gerade in großen Organisationen ist dies relevant, denn auch Benutzer*innen ohne administrative Rechte müssen dort Trainingstermine veröffentlichen und buchbar machen, was auf einfache Art und Weise in einem geführten Anlageprozess möglich ist. Ihnen war es dabei jedoch nicht möglich, die gewünschten Zertifikatsangaben zu hinterlegen. „Gemeinsam mit Produktmanagement und Produktentwicklung haben wir dann eine Lösung ausgearbeitet, mit der die Eingabe von Zertifikatsinhalten über die Oberfläche jetzt sehr viel einfacher und komfortabler möglich ist“, erzählt Karin. Und mit der Veröffentlichung von cate 8 könne sie ihren Kunden stolz verkünden, dass cate nun auch für dezentral angelegte Trainings Zertifikate ausgeben kann!

Karin sieht an solchen Entwicklungen einen entscheidenden Punkt für ihre Arbeit in der Kundenberatung. Es sei unheimlich wichtig, ein offenes Ohr für die Anwender*innen und Bildungsverantwortlichen zu haben und deren Anregungen im Kundenberatungsprozess aufzunehmen. Nur so könne man gemeinsam mit Kolleg*innen aus Kundenberatung, Produktmanagement und Anwendungsentwicklung bewerten, ob und wie Lösungen ins System gebracht werden. Diese Lösungen sollten jedoch keine „Insellösungen“ für einzelne Systeme oder Kunden sein, sondern es sei immer das Ziel, cate so weiterzuentwickeln, dass alle cate-Kunden gleichsam von Änderungen und Neuerungen profitieren können.

Gleichzeitig gibt es auch Neuerungen in cate, die sich nicht zwingend aus einem konkreten, in der Kundenberatung entstandenen Bedarf von Nutzer*innen ergeben. Die Datenschutz-Grundverordnung beispielsweise bringt rechtliche Anforderungen mit sich, bei denen Unternehmen durch ein entsprechendes Bedienkonzept deutlich entlastet und unterstützt werden. Auch im Kontext der digitalen Bildungsorganisation werden in Unternehmen große Mengen personenbezogener Daten von Nutzer*innen in einem Lernmanagementsystem gespeichert. Dabei stellt sich rechtlich die Frage, wie lange ein „berechtigtes Interesse“ zur Speicherung besteht bzw. wann solche Daten gelöscht werden müssen. Karin erzählt, dass in gemeinsamen Abstimmungsprozessen mit Unternehmen aus dieser Fragestellung schließlich dezidierte Löschkonzepte für cate entstanden sind. Darin ist genau festgehalten, wann, mit welcher Regelmäßigkeit welche Daten gelöscht werden sollen und wie das systemisch unterstützt wird. So bietet cate 8 ein neues Feature, mit dem Kund*innen an einer zentralen Stelle im System Datenlöschungen nach ihren Vorgaben vorbereiten können. Ein Objekt in cate, mit dem zahlreiche Daten verknüpft sind, ist beispielweise ein Training. Trainings, die gelöscht werden sollen, lassen sich entsprechend kennzeichnen und an einen bestimmten Ort verschieben, damit diese im Zuge der Datenlöschung berücksichtigt werden. Ebenso lassen sich Trainings markieren, die aufgrund eines berechtigten Interesses noch nicht gelöscht werden dürfen. Das Feature hilft aber nicht nur dabei, rechtliche Vorgaben zum Datenschutz mit weniger manuellem Aufwand zu erfüllen. Es unterstützt Unternehmen gleichzeitig auch dabei, interne Anforderungen an die Datenspeicherung und -löschung zu erfüllen, die beispielsweise von Betriebsräten gefordert werden.

Wir schauen gemeinsam noch weiter über die Liste mit Verbesserungen, die mit cate 8 veröffentlicht werden. Neben den ganzen Informationen über neue Funktionen und Verbesserungen ist mir noch ein ganz anderer Aspekt aufgefallen, den ich bemerkenswert fand. Wahrscheinlich hat es mit einem bestimmten Selbstverständnis zu tun, aber häufiger betont Karin, wie wichtig es ist, in der Kundenberatung als Schnittstelle zwischen Kunde und Produktentwicklung zu agieren. So unterschiedlich die Aufgaben und Herausforderungen in der Bildungsorganisation von Unternehmen auch sein mögen, eine Lernmanagementplattform wie cate bietet Lösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsszenarien - von einfach bis komplex.

In den allermeisten Fällen müssen jedoch gar keine neuen Features entwickelt werden. Als Kundenberaterin kennt Karin das umfangreiche Leistungsspektrum von cate sehr genau. Sie weiß, dass sich viele Problemstellungen und Szenarien in der Bildungsorganisation meist mit bereits vorhandenen Mitteln lösen lassen.

Ob mit neuen Features oder durch stetige Verbesserung an Bestehendem: was sie an ihrer Arbeit besonders schätzt, sei es, Nutzer*innen und Kund*innen aktiv beim Einsatz von cate zu begleiten. Daraus entstehen neue Ideen, um den Funktionsumfang zu erweitern und Optimierungen zu entwickeln, wie cate auch zukünftig die unterschiedlichsten Bedarfe der Bildungsorganisation erfüllen kann. Darin zeige sich, dass Kundenorientierung auf beiden Seiten zu mehr Zufriedenheit führt. Schließlich sollte ein Lernmanagementsystem vor allem dazu dienen, die Erledigung von Aufgaben im digitalen Bildungsmanagement zu verbessern und zu vereinfachen. Die Schnittstelle "Kundenberatung" trägt hier einen wichtigen Teil dazu bei, cate für und mit Kunde*innen weiter zu verbessern.